Als Unternehmer ist es wichtig, dass Sie jederzeit Überblick über Ihren Wareneingang haben. Nur so können Sie Ihren Kunden garantieren, dass die angebotenen Produkte jederzeit vorhanden sind – ob vor Ort im Geschäft oder in Ihrem Onlineshop. Es ist daher in jedem Fall sinnvoll, wenn Sie überprüfen, ob Sie den Wareneingang Ihres Betriebs weiter optimieren können, um effizient arbeiten und hinzukommend Kosten gesenkt halten zu können.
Wo entsteht ein Wareneingang?
Um die Frage zu klären, wie Sie den Wareneingang optimieren können, sollte zunächst geklärt werden, wann überhaupt von einem Wareneingang die Rede ist. Im Prinzip besteht ein Wareneingang immer dann, wenn bestellte Ware für Ihren Betrieb angeliefert wird. Auch Retouren von Kunden werden im Wareneingang bearbeitet, um die Abwicklung der Rückgabe möglichst zügig zu gewährleisten.
In Ihrem Unternehmen stellt der Wareneingang die Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und dem Lieferanten dar. Durch einen effizient geführten Wareneingang wird der Fluss der Materialien hergestellt. Somit ist der Wareneingang als Bestandteil des gesamten Materialwirtschaftsprozesses zu betrachten.
Im gesamten Prozess des Materialflusses ist die Annahme der Waren der erste Schritt. Hierbei werden wichtige Daten der eingehenden Waren mit der Zuhilfenahme von Begleitpapieren, exemplarisch Lieferscheinen oder Frachtbriefen, gesammelt und kontrolliert.
Optimierung des Materialflusses
Ihren Wareneingang zu optimieren ist für Ihren Betrieb von hoher Bedeutung, da die Annahmestelle der Lieferungen einen direkten oder indirekten Einfluss auf weitere unternehmerische Prozesse hat. Dies liegt daran, dass die Warenannahme den ersten Schritt im gesamten Prozess darstellt. Damit Sie Ihren Kunden einen unkomplizierten und schnellen Warenzugang bieten können, ist der Eingang Ihrer Waren von hoher Bedeutung, weswegen er auf keinen Fall vernachlässigt werden, sondern bestmöglich umgesetzt werden sollte.
Im Anschluss an den Eingang der Ware erfolgt die Wareneingangskontrolle, bei der genau überprüft wird, welche Waren eingegangen sind. Auch die Qualität der Waren werden kontrolliert. Stimmen die Stückzahl sowie der Zustand der Artikel, wird zusätzlich überprüft, ob die eingegangene Ware mit der getätigten Bestellung übereinstimmt. Dies wird anhand des Lieferscheins abgelesen. Ist alles in Ordnung, wird an dieser Stelle der Wareneingang geschlossen. Weist die eingetroffene Ware Mängel auf, wird sie in der Regel direkt wieder an den Lieferanten übergeben. Doch wie lässt sich der Wareneingang optimieren, um möglichst effizient zu arbeiten?
Software für die Optimierung des Wareneingangs
Insbesondere in größeren Unternehmen würde eine manuelle Erfassung der eingehenden Materialien und Produkte sowie Retouren einen immensen Arbeitsaufwand bedeuten. Um den Arbeitsprozess zu minimieren und gleichermaßen die Wahrscheinlichkeit für aufkommende Fehler erheblich zu reduzieren, ist der Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware äußerst sinnvoll. Bei einer Online Warenwirtschaft ist gewährleistet, dass Sie jederzeit Einsicht über den Lagerbestand haben. In vielen Fällen wird an dieser Stelle mit einem Barcodescanner in Kombination mit einer Warenwirtschaftssoftware gearbeitet. Die Warenwirtschaftssoftware verbucht gescannte Lieferungen automatisch ins System ein, sodass dieser Arbeitsschritt wegfällt.
Handelt es sich um hohe Bestellmengen, kann RFID-Technik dabei helfen, den Prozess zusätzlich zu erleichtern. Durch RFID-Technik ist es möglich, dass Sie Daten kontaktlos einlesen und speichern können, wobei das Scannen der Ware bereits aus mehreren Metern Entfernung erfolgen kann. Die Übermittlung erfolgt über Funkerkennung, wodurch viel Zeit eingespart wird.
Des Weiteren ist eine umfassende Warenwirtschaftssoftware nicht nur bei der Erfassung von eingehenden Waren hilfreich, sondern auch für den Warenausgang sehr nützlich, da der aktuelle Bestand jederzeit von der Warenwirtschaftssoftware automatisch erfasst wird. Auch für das E-Commerce Geschäft lohnt sich eine entsprechende Warenwirtschaftssoftware, um den Prozess des Wareneingangs zu erfassen. Schließlich erwarten Ihre Kunden, dass gelistete Produkte in Ihrem Onlineshop auch in absehbarer Zeit lieferbar sind.
Was ist eine Warenwirtschaftssoftware?
Eine umfassende Warenwirtschaftssoftware ist ein technisches Tool, um Material- sowie Warenströme abzubilden und mit hoher Effizienz zu verwalten. Dies sorgt für ein hohes Maß an Transparenz. Eine Warenwirtschaftssoftware dient eine solide Grundlage für Ihre Datenbank und erfüllt somit die Aufgabe, alle Stammdaten sowie bewegliche Daten zu erfassen und zu verwalten. Außerdem wird durch den Einsatz einer geeigneten Software in einem Unternehmen ermöglicht, dass in sämtlichen Abteilungen aktuelle Daten aufgerufen werden können.
Welche Vorteile bietet eine Software?
Der Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware bietet Ihnen viele Vorteile, wenn Sie Ihren Wareneingang optimieren möchten. Ein vorteilhafter Aspekt besteht darin, dass sämtliche Produkte mithilfe der Warenwirtschaftssoftware erfasst werden können. Daraus ergibt sich, dass die Bestände in den Lagern zu jedem Zeitpunkt aktuell sind. Des Weiteren regelt die Software für eine ganzheitliche Verwaltung Ihres Lagers. Eine Kommissionierung ist zudem mit einem hohen Maß von Effizienz umsetzbar.
Durch die erfassten Daten besteht des Weiteren die Möglichkeit, dass eine sofortige Auswertung der Daten erfolgt. So können Sie beispielsweise zu jederzeit einsehen, welche Produkte besonders gut verkauft werden. Auch für die Buchhaltung bietet eine Warenwirtschaftssoftware erhebliche Vorteile, da die Buchführung anhand der gespeicherten Daten problemlos zurückzuverfolgen ist.
Durch diese Vorteile ergibt sich für Sie eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Mit Hilfe der richtigen Technik können alle Schritte des Prozesses im Betrieb vereinfacht werden. Eine spürbare Ersparnis von finanziellen Mitteln ist ebenso spürbar.
Fazit
Sinnvoll eingesetzte Warenwirtschaftssoftware kann den Prozess des Wareneingangs erheblich effizienter gestalten. Auch für andere Bereiche ist die Software hilfreich, da sie jederzeit einen Überblick über den Warenbestand bietet. Dies ist vorteilhaft, da Sie Ihre Bestellungen von Materialien oder Produkten anhand der erfassten Daten so effizient wie möglich gestalten können. Dies gilt für Ihren Betrieb, wenn Sie ein Geschäft besitzen und auch, wenn Sie einen Onlineshop betreiben. Die Erfassung der eingehenden Daten stellt einen wichtigen Schritt im Prozess des Warenflusses dar, der durch den Einsatz der richtigen Warenwirtschaftssoftware erheblich vereinfacht wird.
Durch eine umfassende Warenwirtschaftssoftware wird zudem auch die Fehleranfälligkeit bei der Sammlung und Auswertung von Daten erheblich reduziert. Dadurch werden Fehler, welche die Logistik, den Versand oder gar die Buchhaltung betreffen, vermieden, sodass es nicht zu Komplikationen kommt. Hinzukommt, dass die Warenwirtschaftssoftware den gesamten Prozess der Abwicklung von der Lieferung über die Lagerung bis zum Versand an den Kunden beschleunigt, wodurch Kosten gesenkt werden.
Es gibt viele Möglichkeiten, den Wareneingang zu optimieren. Die Nutzung einer umfassenden Warenwirtschaftssoftware stellt bei dieser Optimierung einen wichtigen Schritt dar, der über den wirtschaftlichen Erfolg des Betriebs mitentscheidet. Daher sollte die Optimierung der internen Prozesse nicht vernachlässigt werden. Er stellt die Grundlage für den gesamten Verkauf dar.
