AnzeigeKundengeschenke sind steuerlich ein kleiner Posten mit überproportional vielen Fallstricken. Wer Kundenpräsente beschafft, entscheidet nicht nur über Auswahl und Budget, sondern legt damit fest, ob der Aufwand abziehbar ist, auf welches Konto er gehört und welche Nachweise das Finanzamt später sehen will. Diese Entscheidung fällt beim Einkauf – nicht bei der Buchung. Wer sie dem Steuerberater überlässt, bekommt im Frühjahr eine Korrekturliste.

Für Prozessverantwortliche in kleinen und mittleren Betrieben ist das deshalb kein Buchhaltungsthema am Rand, sondern ein Beschaffungsprozess mit Regeln. Und einer, der sich mit wenig Aufwand sauber aufstellen lässt.

Die drei Grenzen, die alles bestimmen

Bei Geschenken an Geschäftspartner und Kunden entscheiden drei Schwellen über die steuerliche Behandlung. Sie werden regelmäßig verwechselt, und die Verwechslung ist teuer.

10 Euro: Streuwerbeartikel

Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, gelten als Streuwerbeartikel. Nach dem BMF-Schreiben zur Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG müssen sie nicht in den Anwendungsbereich der Vorschrift einbezogen werden.

Praktisch heißt das: Kugelschreiber, Notizblöcke, kleine Süßwaren mit Firmenlogo sind unproblematisch. Sie werden als Werbekosten gebucht, unterliegen keiner Pauschalsteuer und brauchen keine Empfängeraufzeichnung.

50 Euro: Betriebsausgabenabzug

Die zentrale Grenze steht in § 4 Einkommensteuergesetz: Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, dürfen den Gewinn nicht mindern – es sei denn, die Anschaffungskosten der Zuwendungen an einen Empfänger übersteigen im Wirtschaftsjahr insgesamt 50 Euro nicht.

Drei Details entscheiden hier über die Praxis:

  • Die Grenze gilt pro Empfänger und Wirtschaftsjahr, nicht pro Geschenk. Wer im Frühjahr etwas für 30 Euro schickt und im Dezember erneut, hat sie überschritten – und dann ist der gesamte Betrag nicht abziehbar, nicht nur der Überhang.
  • Netto oder brutto hängt vom Vorsteuerabzug ab. Bei Vorsteuerabzugsberechtigung ist die Grenze netto zu verstehen, sonst brutto.
  • Der Betrag wurde erhöht. Bis 2023 lag die Grenze bei 35 Euro, seit dem 1.1.2024 bei 50 Euro (Stand 2026 – vor größeren Bestellungen den aktuellen Stand prüfen).

Die zugehörige Verwaltungsauffassung steht in den Einkommensteuer-Richtlinien zu § 4 EStG – dort ist unter anderem geregelt, was als Geschenk gilt und wie Nebenkosten wie Verpackung und Versand zu behandeln sind.

30 Prozent: Pauschalsteuer

Nach § 37b EStG kann die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen pauschal mit 30 Prozent übernommen werden. Der Hintergrund: Ein Geschenk ist beim Empfänger grundsätzlich eine Betriebseinnahme, die er versteuern müsste. Die Pauschalierung nimmt ihm das ab – und erspart dem Schenkenden die unangenehme Mitteilung, dass sein Präsent beim Beschenkten eine Steuerpflicht auslöst.

Zwei Punkte sind bei der Entscheidung wichtig. Das Wahlrecht ist einheitlich für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres auszuüben, und die Entscheidung kann nicht zurückgenommen werden. Und: Die Pauschalsteuer selbst folgt in der Abziehbarkeit dem Geschenk – ist das Geschenk nicht abziehbar, ist die Pauschalsteuer es auch nicht.

Wie gebucht wird – und warum das Konto vorher feststehen muss

Hier liegt der eigentliche Prozesspunkt. Weil Geschenke unter und über 50 Euro unterschiedlich behandelt werden, gehören sie auf **unterschiedliche Konten**. Wer alles auf ein Sammelkonto bucht, muss am Jahresende jeden Beleg einzeln durchgehen.

Die üblichen Kontenrahmen unterscheiden deshalb:

  • Geschenke abzugsfähig – für Zuwendungen bis zur Grenze
  • Geschenke nicht abzugsfähig – für alles darüber
  • Werbekosten oder Streuartikel – für Zuwendungen bis 10 Euro
  • Pauschalsteuer auf Zuwendungen – für die 30 Prozent nach § 37b

Die konkreten Kontonummern unterscheiden sich je nach Kontenrahmen. Die Kontierungshinweise zu Geschenken geben dazu die Zuordnung für die gängigen Rahmen – klären Sie die für Ihren Betrieb geltende Systematik mit Ihrer Steuerberatung, bevor der erste Beleg bucht.

Der Prozessfehler, der am häufigsten auftritt

Nicht die falsche Kontierung ist das Problem, sondern der fehlende Datenfluss. Die typische Konstellation: Der Einkauf beschafft Präsente, der Vertrieb verteilt sie, und die Buchhaltung sieht nur eine Sammelrechnung über zwanzig Geschenkkörbe.

Damit fehlt die Information, die für die Buchung nötig ist: Wer hat welches Geschenk erhalten, und zu welchem Wert? Ohne diese Angabe kann niemand entscheiden, ob die 50-Euro-Grenze gerissen wurde – und ob ein Empfänger im laufenden Jahr schon einmal beschenkt wurde.

Die Lösung ist unspektakulär: eine Liste, die parallel zur Verteilung geführt wird, mit Empfänger, Anlass, Wert und Datum. Sie kann eine Tabelle sein, ein Feld im CRM oder ein Formular. Entscheidend ist, dass sie beim Verteilen entsteht und nicht rekonstruiert werden muss.

Aufzeichnungspflichten: Was das Finanzamt sehen will

§ 4 Abs. 7 EStG verlangt, dass Aufwendungen für Geschenke einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Der Empfänger muss dabei benannt werden können – ohne diese Angabe ist der Abzug gefährdet, selbst wenn der Betrag unter der Grenze liegt.

Was in die Aufzeichnung gehört:

  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Anlass der Zuwendung
  • Wert der Zuwendung, ohne Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzug
  • Datum
  • Bei mehreren Zuwendungen an denselben Empfänger: die Summe im Wirtschaftsjahr

Bei Streuwerbeartikeln bis 10 Euro entfällt die Empfängeraufzeichnung – ein weiterer Grund, diese Kategorie sauber getrennt zu erfassen. Wer alles gleich behandelt, erzeugt Dokumentationsaufwand, der nicht nötig wäre.

Verbindung zur E-Rechnung

Für Betriebe, die ihre Rechnungsprozesse umstellen, kommt ein Aspekt hinzu. Mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich verändert sich, wie Eingangsbelege verarbeitet werden – die IHK Darmstadt fasst die Pläne zur verpflichtenden E-Rechnung und zum Meldesystem zusammen.

Für Kundengeschenke ist das relevant, weil die Zusatzinformation zum Empfänger nicht in der Rechnung steht. Eine strukturierte Eingangsrechnung über zwanzig Präsente enthält Positionen und Beträge – aber nicht, wer sie bekommen hat. Diese Information muss aus einem anderen System kommen und mit dem Beleg verknüpft werden.

Wer den Prozess jetzt aufbaut, sollte das mitdenken: Die Empfängerliste ist kein Anhang zur Rechnung, sondern ein eigener Nachweis, der zum Beleg gehört. In einer Verfahrensdokumentation nach GoBD lässt sich festhalten, wie diese Verknüpfung hergestellt wird.

Wo es nicht mehr um Steuern geht

Ein Punkt, der bei Kundengeschenken unabhängig von der Buchhaltung zu klären ist: die Angemessenheit. § 299 Strafgesetzbuch stellt Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr unter Strafe – und die steuerliche Grenze von 50 Euro sagt nichts darüber, ob ein Geschenk in diesem Sinne unproblematisch ist.

Für die Praxis heißt das: Bei Empfängern im öffentlichen Dienst gelten eigene, strengere Regeln, und viele Unternehmen haben interne Richtlinien, die Annahme und Wert begrenzen. Bei Geschäftspartnern mit Vergabeentscheidungen ist Vorsicht angebracht.

Zwei Dinge lassen sich einfach umsetzen. Erstens: Fragen Sie bei größeren Kunden nach, ob es eine Compliance-Richtlinie zur Annahme von Geschenken gibt – das ist keine unangenehme Frage, sondern professionell. Zweitens: Halten Sie im eigenen Betrieb fest, bis zu welchem Wert wer entscheiden darf. Das schützt Mitarbeitende, die sonst im Einzelfall improvisieren müssen.

Der Prozess in fünf Schritten

Was sich in der Praxis bewährt hat, lässt sich knapp beschreiben:

  • Budget und Wertgrenze vorab festlegen. Wer entscheidet, bis zu welchem Betrag – und ist die 50-Euro-Grenze im Budget eingepreist?
  • Empfängerliste vor der Bestellung erstellen. Dabei prüfen, wer in diesem Jahr schon etwas erhalten hat.
  • Kategorien trennen. Streuartikel bis 10 Euro, Geschenke bis 50 Euro, Geschenke darüber – getrennt bestellen und getrennt buchen.
  • Beim Verteilen dokumentieren, nicht danach. Empfänger, Anlass, Wert, Datum – in dem Moment, in dem das Geschenk rausgeht.
  • Pauschalierung einmal jährlich entscheiden. Das Wahlrecht nach § 37b gilt für alle Zuwendungen des Jahres; die Entscheidung gehört in ein Gespräch mit der Steuerberatung, nicht in die Einzelbuchung.

Der Aufwand dafür liegt bei einer Stunde im Jahr, plus wenigen Minuten pro Verteilung. Verglichen mit der nachträglichen Rekonstruktion ist das die günstigere Variante.

Fazit

Kundengeschenke buchen ist einfach, wenn die Entscheidungen vorher getroffen sind – und mühsam, wenn sie im Nachhinein nachvollzogen werden müssen. Die drei Grenzen von 10, 50 und 30 Prozent bestimmen dabei nicht nur die Abzugsfähigkeit, sondern auch, auf welches Konto ein Beleg gehört und welche Nachweise nötig sind.

Der praktische erste Schritt kostet zwanzig Minuten: Schauen Sie sich an, wie Geschenke in Ihrem Betrieb aktuell erfasst werden. Gibt es eine Empfängerliste? Steht der Wert pro Empfänger fest? Wird zwischen Streuartikeln und Geschenken getrennt? Wo eine dieser Fragen mit Nein beantwortet wird, entsteht Arbeit im Frühjahr, die im Dezember zu vermeiden gewesen wäre.

Dieser Beitrag gibt eine Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung. Die genannten Beträge entsprechen dem Stand bei Erstellung.

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